Gestão de estoque: 5 dicas para ser mais eficiente e melhorar os resultados – parte 1

Um dos fatores que influenciam diretamente na eficiência operacional das empresas é a Gestão de Estoque. Essa eficiência impacta diretamente na competitividade da instituição, por isso é cada vez mais necessário ter processos ágeis e diminuir custos para ter como resultados maiores lucros, melhores condições de atender às necessidades dos clientes e aumentar as oportunidades de se destacar no mercado.

O estoque é um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das organizações, independente do setor em que atuam. Representam uma porcentagem significativa dos valores investidos no negócio e uma gestão eficiente do mesmo evita perdas e pode otimizar os resultados da empresa.

Gestão de Estoque eficiente

De acordo com os últimos dados do Instituto Brasileiro de Executivos de Varejo e Mercado de Consumo (IBEVAR), as empresas brasileiras tiveram um prejuízo de 1 bilhão de reais em matéria-prima e produtos acabados no ano de 2014. Essas perdas se devem, principalmente, à ineficiência da Gestão de Estoque, representada por produtos vencidos, quebra operacional, furtos e erros administrativos.

Realizar uma Gestão de Estoque eficiente significar ganhar mais tempo e dinheiro. Com um estoque organizado, sua equipe não perde tempo procurando os produtos para realizar a entrega, sabe-se exatamente a quantidade de materiais armazenados e onde se encontram, aumentando a produtividade da mesma.

Com controle de estoque eficiente, sua empresa também não corre o risco de vender algum produto que não tenha armazenado, o que gera desgaste na relação com o cliente, podendo prejudicar a imagem da instituição. Também com uma gestão eficiente, há menos riscos de ter produtos “encalhados” no estoque, o que pode ocasionar avarias e causar prejuízo financeiro, perdendo um dinheiro que já foi investido.

Razões não faltam para investir na Gestão de Estoque da sua organização e torná-la mais eficiente. Veja 5 dicas que são indispensáveis para os empresários e gestores que querem ter melhores resultados.

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#1 – Profissionais qualificados

Equipe treinada para trabalhar no estoque e também para atualizar o sistema de informação que a empresa utiliza é fundamental para um controle de estoque eficiente. A capacitação e qualificação destes profissionais não é um gasto que a empresa pode realizar, mas sim um investimento. Isso porque o retorno para a instituição será grande.

A entrada dos materiais deve ser criteriosa e obedecer a uma política firme de qualidade, para evitar produtos defeituosos no estoque. Sendo assim, no momento em que receber as mercadorias do fornecedor, a equipe precisa ser capacitada para conferir todos os itens e já os classificar. Uma das metodologias mais utilizadas é a classificação ABC, por meio da qual se separa os itens por relevância no que se refere a preço, demanda e facilidade de reposição.

Funcionários capacitados, preparados para o cargo que ocupam, e que também tenham um senso de trabalho em equipe ꟷ como você pode ver neste artigo ꟷ fazem muita diferença na qualificação do serviço e produto final que a empresa entrega aos seus clientes. Se comprometer com a capacitação e qualificação da equipe é um investimento que traz resultados para o empresário.

#2 – Cadastro de TES em tempo real

TES (Tipo de Entrada e Saída) são grandes conhecidas dos profissionais que trabalham nas organizações. Isso porque, desde o responsável pela contabilidade da empresa até o profissional que registra a chegada da matéria-prima em uma indústria, por exemplo, precisam ficar atentos ao cadastro de TES.

O cadastro de TES é onde se configura a aplicação dos impostos devidos por ocasião da entrada e saída dos produtos em estoque, o controle do seu saldo e a geração de duplicatas. Sendo responsável, portanto, pelo registro dos dados contábeis, financeiros e das movimentações de estoque.

Ou seja, o cadastro de TES é referente a tudo que entra ou sai da instituição, seja na forma de compra ou produto final. Além disso, também se refere ao movimento que os produtos fazem dentro da própria empresa e estoque.

Toda a movimentação dos produtos e materiais deve ser cadastrada no momento da ação. O cadastro de TES em tempo real evita erros em todo sistema da empresa. Isso porque a TES envolve diversos departamentos da instituição e se houver atraso no cadastro em um setor, pode comprometer os demais. O acúmulo destes erros traz desorganização para a empresa e problemas na apuração fiscal, na Gestão de Estoque e no controle da contabilidade.

Para o líder contábil da TDF, Wilson Germani, “é importante ressaltar que para o sistema funcionar de forma correta é essencial que o cadastros de produtos, grupos, contas contábeis, fornecedores e a entrada dos dados vinculados ao TES (Tipo de Entrada e Saída) estejam alinhados, refletindo assim na parte final do processo que trata da contabilização de toda a movimentação do período.”

#3 – Realizar inventários periodicamente

Inventário significa a contagem física do estoque. Deve ser realizado com uma certa frequência para poder garantir um controle mais eficaz. O ideal é que o número de itens do estoque registrado no sistema seja igual, ou o mais próximo possível, ao encontrado na contagem física do mesmo.

Se o inventário apresenta o mesmo número verificado no sistema, demonstra uma gestão do estoque organizada e eficaz. No entanto, se ela difere muito, isso pode trazer alguns problemas para a empresa.

Por exemplo, pode ocasionar a compra de produtos que já têm em estoque, mas que não está registrado no sistema, aumentando seus gastos e ficando com a mercadoria parada. Além disso, o inverso também pode ocorrer. Ou seja, pode-se vender produtos que, segundo o sistema a empresa tem em estoque, quando na realidade não possui. Isso gera desgaste na relação com o cliente, pois ele pode ficar sem o produto que comprou ou ter um atraso na entrega, nenhuma das duas opções contribuem para a imagem da organização.

Ressalta-se a importância de sempre realizar o cadastro de TES em tempo real quando um produto entre ou sai do estoque para que isso não ocorra, além de ter profissionais qualificados para realizar o trabalho.

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Especialista responde: Qual importância da Gestão de Estoque nas empresas?

A Gestão de Estoque é responsável por grande parte do resultado da empresa, pois administra o estoque, as compras e o custo das mercadorias. Esta Gestão em alto nível é fundamental para as empresas crescerem no mercado. As matérias-primas ou produtos parados representam capital desperdiçado que poderia ser direcionado a outros investimentos na organização. Cada vez mais se faz necessário focar na redução de desperdício de recursos, deterioração de material e nos problemas de desabastecimento de produtos importantes no giro de estoque. É essencial calcular e prever este giro para otimizar as aplicações dos recursos e evitar a falta ou excesso de material. É importante a utilização de sistemas de gerenciamento de estoques para que as informações se qualifiquem, tenham impacto nas tomadas de decisão e consequentemente no resultado e na contabilidade das organizações.”

Wilson Germani é líder contábil da TDF e tem experiência nas mais diferentes áreas de gestão empresarial.

No próximo artigo, confira outras dicas para uma Gestão de Estoque eficiente que melhora os resultados das empresas.

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