Fechamento contábil anual no ERP Protheus: como ser mais assertivo

Para a empresa finalizar o ano de trabalho de forma correta, e conforme aponta o Código Civil Brasileiro no Artigo 1.179, necessita realizar seu fechamento contábil anual. Ele é fundamental para sua contabilidade levantar o Balanço Patrimonial e apurar o resultado econômico da empresa.

O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.” CCB – Art. 1179.

Mas para além de obrigatório, o fechamento contábil anual também pode ser usado como uma importante ferramenta para o empresários e demais gestores da empresa entenderem melhor a própria organização e estabelecerem novos rumos para o ano que está se iniciando.

Com isso em mente, a seguir vamos conferir quais são as melhores práticas para se realizar o fechamento contábil anual e quais são as instruções dadas pela TOTVS para as empresas que utilizam o sistema de gestão ERP Protheus realizarem o encerramento do exercício.

O que é o fechamento contábil anual?

O fechamento contábil anual é uma espécie de balanço do que ocorreu durante o ano relacionado à situação financeira e contábil da empresa. É, basicamente, a união dos fechamentos contábeis mensais, que por sua vez analisam a situação financeira e contábil da empresa mês a mês.

Além disso, o fechamento contábil anual também serve para os profissionais contábeis analisarem se todos os registros foram realizados de forma correta e se não há necessidade de adequações. Outro papel importante é sua atuação para o planejamento estratégico da empresa.

Melhores práticas para o fechamento contábil anual

Há sempre uma rotina a ser seguida para realizar o fechamento contábil anual. Para você entender melhor como ele é feito, vamos analisar as melhores práticas e também o que realizar em cada uma delas.

Conciliações dos saldos

A conciliação de saldos consiste em comparar o saldo do controle interno presente nas informações contábeis com relatórios externos de contas bancárias que suportam esse valor monetário.

Essa conciliação tem como objetivo gerar confiabilidade sobre os saldos internos da empresa com o qual a contabilidade irá trabalhar o fechamento contábil anual.

Exatidão da escrituração fiscal

Os profissionais contábeis devem analisar se a escrituração fiscal realizada durante o ano está exata. Se houver algum equívoco, ajustes e reclassificações patrimoniais podem e devem ser feitas. Algumas dicas para analisar a exatidão:

  • Levantar o balancete de verificação e analisar se os valores debitados e creditados conferem;
  • Observar se estão corretos os prazos sobre os saldos;
  • Conferir mais uma vez a legislação tributária e analisar se não há algum impacto sobre algum registro que ainda não tenha sido realizado e fazer a correção.

Inventário de estoque

Em empresas que possuem estoque, como indústria ou varejo, esse é um ativo da companhia que precisa ser contabilizado para o fechamento contábil anual. Para isso, é necessário realizar um inventário de todos os materiais e produtos armazenados no estoque.

Os valores que estes produtos representam devem ser considerados no fechamento da empresa. Além disso, essa informação deve ser escriturada no “Livro de Registro de Inventário”, observando-se as prescrições fiscais exigidas (ICMS, IPI e Imposto de Renda).

Análise das obrigações tributárias

É necessário contabilizar no seu fechamento todas as obrigações tributárias vencidas e com vencimento futuro. Estas obrigações incluem PIS, COFINS, IPI, ICMS, REFIS, entre outras. Outra dica é separá-las conforme o prazo de envio.

Folha de pagamento e pró-labore

Os valores da folha de pagamento e pró-labore devem ser contabilizados como uma obrigação da empresa. E também levados em conta durante o fechamento contábil anual. Além disso, é recomendado que o setor contábil participe ativamente do processo de pagamento do décimo terceiro salário, evitando possíveis erros de cálculo.

Registre provisões contábeis futuras

Durante o fechamento contábil anual, é importante que o empresário informe ao contador as possíveis ou prováveis despesas futuras. Tais como investimento, novas contratações, participação em lucros e provisões para férias, entre outras.

Dessa forma, o contador ficará mais preparado para esse tipo de movimentação financeira futura, além de também poder orientar o empresário se é o melhor momento para que se realize esse tipo de despesa.

A boa comunicação e contribuição da contabilidade para um planejamento financeiro mais saudável sempre é muito importante para a empresa, ainda mais ao se iniciar um novo ano na empresa.

Demonstrativos Financeiros

Na questão dos Demonstrativos Financeiros, podemos destacar como principais o Balanço Patrimonial, o Demonstrativo de Fluxos de Caixa, o de Lucros e Prejuízos e, finalmente, a declaração de ganhos retidos, além da DRE (Demonstração de Resultado do Exercício).

A atualização durante o fechamento contábil anual dos livros contábeis, como o Razão e o Diário, também são essenciais. E, em alguns casos, obrigatória por lei.

Fechamento contábil anual no ERP Protheus

Para o fechamento contábil anual no ERP Protheus, é necessário realizar a rotina de Encerramento do Exercício Atual. Essa operação tem como objetivo proteger os exercícios já efetivamente “batidos” e encerrados, não permitindo mais acesso à manipulação dos dados ali existentes.

Por isso que uma das dicas dadas pela TOTVS é encerrar o exercício apenas depois de todos lançamentos terem sido efetuados. Já que após seu encerramento não é mais possível alterá-lo.

O Resultado do Exercício é a diferença entre as Receitas e as Despesas. E ele vai demonstrar se a empresa teve lucro ou prejuízo durante o período ao qual se refere, que nesse caso seria anual.

A execução da rotina de encerramento de exercício é recomendada pela TOTVS para garantir a integridade dos saldos iniciais para o próximo exercício.

Para executar o Encerramento do Exercício:

  1. Clique em “Encerramento do Exercício”. O sistema Protheus irá apresentar os calendários contábeis de todas as filiais.
  2. Selecione os calendários a serem encerrados e confirme. O sistema iniciará o processo de encerramento do exercício.

Para entender melhor, consulte o site da TOTVS.

Conclusão

Você já sabe que o fechamento contábil anual é uma importante etapa a ser realizada na sua empresa. Também viu que as melhores práticas envolvem uma revisão atenta para não deixar nenhum equívoco passar . Tudo isso para fechar o ano com as finanças bem organizadas.

Além disso, vale ressaltar que esse fechamento e todas informações obtidas com ele podem ser importantes aliados para o planejamento estratégico da empresa.

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